1) Realizar una adecuada publicación de las convocatorias, criterios de cooperación, política de cooperación para el país y formularios. Publicar toda la información, de modo que esta sea de acceso fácil, libre y gratuito en Internet. Es necesario además incluir una sección de contacto con información relacionada a formularios, correos electrónicos, números de teléfono, etc. para que los interesados puedan realizar consultas y un espacio para “Frequently Asked Questions (FAQs)” –Preguntas Frecuentes- , constituido por las distintas consultas de las organizaciones.

 2) Publicar en forma clara los criterios de evaluación de la propuesta. Por ejemplo, a través de la creación de una planilla de ítems a evaluar donde se explique qué grado de importancia tiene cada uno en la decisión; quiénes evalúan y dónde; y cuáles son las instancias y plazos de evaluación.

3) Informar acerca de los ganadores de las convocatorias. Además, es de suma utilidad  la publicación en los sitios Web de un listado de las organizaciones a las que han apoyado, incluyendo información sobre los proyectos ganadores (nombre, lugar, síntesis y monto). Establecer una reciprocidad en la rigidez de los plazos: para aquellas convocatorias que tienen fechas límite para la presentación de proyectos, también sería conveniente que se respeten los plazos de comunicación de ganadores.

4) Establecer una comunicación formal con cada una de las organizaciones que enviaron propuestas para informarles acerca del estado de la presentación en la convocatoria que han realizado (en muchos casos no se recibe ningún tipo de respuesta).

5) Establecer un feedback sobre el formulario presentado por cada organización en el llamado a concurso de proyectos del donante. Es una instancia fundamental para generar conocimiento y mejorar las prácticas en las organizaciones sociales, ya que les permite mejorar la calidad del diseño de los proyectos, así como su realización en el terreno. A su vez, esta devolución permite conocer al donante y a su concepción de la cooperación al desarrollo.

Lo ideal en este campo sería que cada organización pudiera acceder a la evaluación realizada por el donante, y a su vez, que el donante compile su experiencia al evaluar diversas propuestas, para luego comunicar su experiencia y que sirva a las organizaciones que en el futuro evalúen la posibilidad de aplicar.

6) Formar una base de datos o un documento con el historial de donaciones de las organizaciones cooperantes y los resultados / buenas prácticas obtenidos en cada uno. Todos los proyectos concluyen con un informe final que sería interesante leer para muchas organizaciones que quieran recoger experiencias.

7) En términos del presupuesto, es necesario considerar ciertas características locales con respecto a rubros como la solicitud de cotizaciones y rendición de cuentas. A veces, surgen algunas dificultades con la rendición por la informalidad de la economía en ciertos lugares del país y por los costos para solicitar diversas cotizaciones en un proyecto, que pueden llegar a ser muy elevados.

Por otra parte, en relación a las restricciones a gastos operativos y de servicios en muchas convocatorias (recursos humanos, luz, costos bancarios, etc), sería recomendable que se considere el ajuste por inflación.

Es importante además tener en cuenta que elaborar un proyecto implica un costo de recursos para las organizaciones, en especial para las pequeñas. Por este motivo, es necesario que al momento de establecer los requisitos del formulario, se eviten costos extras o se minimicen las erogaciones necesarias para una presentación. Asimismo, es importante reevaluar los montos requeridos en las contrapartidas, ya que en ciertas ocasiones resultan muy elevados, llegando incluso al 50%. Es necesario que se incluya en el presupuesto gastos administrativos y de coordinación de proyectos, entre otros. Además, sería pertinente que se incrementen los porcentajes destinados a recursos humanos dentro de los presupuestos.

8) Estructurar en el presupuesto la división de tareas de los proyectos. De esta forma, se logrará tener en cuenta y separar a la coordinación de los proyectos, respecto del monitoreo y la evaluación. Es recomendable incluir un presupuesto para diagnóstico, investigación y formación de recursos humanos profesionales que participan en diferentes roles de implementación y ejecución del proyecto, como así también, destinar un mayor porcentaje del presupuesto a tareas institucionales de implementación, como creación de redes.

9) Implementar un sistema de concept notes o pre-propuestas que permita ahorrar tiempo y esfuerzos tanto a la organización que aplica, como a la institución donante.

10) Realizar la entrega de fondos previo a la ejecución del proyecto. El procedimiento de algunos donantes de entregar los montos una vez realizado el proyecto, no es posible de afrontar para una organización pequeña. Asimismo, es deseable que se respete el cronograma de envío de fondos acordado, de manera que la organización pueda llevar a cabo en tiempo y forma el proyecto.

11) Establecer una persona de contacto para la comunicación con organizaciones de la sociedad civil.

12) Reconsiderar plazos de apertura de las convocatorias, ya que muchas veces no dan tiempo a gestionar partners, diseñar propuestas y postularse, debido a la cercanía de la fecha de cierre.

13) Permitir la sesión de derechos de propiedad intelectual para aquellos proyectos financiados por fondos públicos (contenidos, manuales, herramientas, etc.). La información que sea relevante, útil y necesaria para realizar avances en cuanto al desarrollo de un país no debería ser propiedad de una organización sino que debería poder ser utilizable por cualquiera. Esto no quiere decir que no se le reconozca autoría, simplemente que no tenga “dueños” ni se exija dinero para su reutilización.

14) Promover los estudios de diagnóstico y la investigación de las temáticas que hacen a los programas ex ante y ex post del desarrollo y realización de la idea, la fundamentación y las actividades planificadas. Además, es necesario ampliar la perspectiva en cuanto a la inclusión o exclusión de zonas geográficas beneficiarias de los proyectos, ya que hay determinadas regiones, ciudades, pueblos que quedan excluidos de los proyectos por encontrarse en regiones calificadas de alto o mediano desarrollo. Sin embargo, se dejan de lado las realidades complejas de estas zonas, en las cuáles las desigualdades y las problemáticas socioeconómicas y políticas afectan a una parte significativa de la población.

Además, existen dificultades que superan las clases sociales y afectan a grupos sociales determinados, como por ejemplo a determinadas franjas etarias. Es necesario elaborar propuestas con enfoques más inclusivos socialmente, es decir, comenzar a reflexionar acerca del trabajo conjunto con actividades de integración que promuevan lógicas de cooperación, solidaridad y acción colectiva; y para esto el diagnóstico, la investigación ex ante y ex post resulta fundamental.